Naast auteurs die Business Intelligence beschouwen als het proces waarin strategisch relevante informatie wordt gezocht en verdeeld (zie deze pagina) zijn er de personen die BI veeleer als een verzameling 'tools' zien – instrumenten om dit proces te ondersteunen. Vanuit deze invalshoek wordt BI op deze pagina beschouwd.

Doorgaans worden data uit verschillende bronnen (middels ETL-technieken) onttrokken aan sites, teksten en databases, en samengebracht in een data-warehouse of data-marts. De informatie wordt op een dusdanige manier gestructureerd dat deze (al dan niet real-time) geanalyseerd kan worden. De relevante, juiste informatie kan dan verspreidt worden middels bulletins en reports. In de figuur is dit proces visueel weergegeven.