Richten: het definiëren van informatiebehoeften
 
De strategische informatiebehoeften, ook wel Key Intelligence Toppics genoemd (Herring, 1999), zijn die aspecten uit de omgeving die belangrijk zijn voor de strategiebepaling. Methoden om deze te bepalen zijn bijvoorbeeld:

• Interviews/ enquêtes;
• Brainstormsessies;
• Mindmapping;
• Causale diagrammen;
• Kritieke Sucesfactor methode.

Uitvoering van de Richtfase (Vriens en Philips, 1999)
Om deze strategische informatiebehoeften te achterhalen, zouden twee stappen gezet moeten worden:
1. inventarisatie van omgevingsgegevens;
2. inventarisatie gebruiken om gegevens selecteren.

1. Omgevingsgegevens indelen
Vaak worden de omgevingsgegevens ingedeeld in verschillende klassen van gegevens. Daarbij zou gedacht kunnen worden aan een indeling in partijen in de markt (concurrenten, klanten, de overheid, partners etc.) en aan een indeling in soorten ontwikkelingen op gebieden als techniek, demografie en de conjunctuur. Natuurlijk zijn er nog veel meer mogelijkheden om gegevens in te delen.

2. Structureren van de gegevensselectie
Na inventarisatie, dienen de strategisch relevante gegevens geselecteerd te worden. Een veel gebruikte methode is de Kritieke Succesfactor Methode, (KSF-methode), (zie o.a. Rockart, 1979; Robson, 1994 in Vriens en Philips, 1999). "Kritieke succesfactoren zijn een handvol variabelen die per se binnen een bepaalde norm moeten blijven, wil de organisatie zich kunnen handhaven. Voor een distributiebedrijf zijn dat bijvoorbeeld leverbetrouwbaarheid en levertijd."
De KSF's bepalen in welke richting gegevens moeten worden gezocht.

Methoden ten behoeve van Zoeken

Zoeken: het inventariseren, selecteren en ontsluiten van gegevensbronnen. Een bron bevat gegevens waarnaar iemand op zoek is. Twee vragen zijn van belang (Vriens en Philips, 1999):

1. Welke gegevensbronnen kunnen worden benaderd? (of ook: waar moeten we zoeken?)
2. Hoe moeten bronnen worden benaderd en ontsloten? (hoe moeten we zoeken?)

Ad 1: Soorten bronnen

Er zijn verschillende soorten bronnen, namelijk (Vriens en Philips, 1999, p. 23-24):
Interne vs. externe bronnen: dat wil zeggen, de gegevens bevinden zich binnen of buiten de organisatie;
Primaire vs. secundaire bronnen: dit onderscheid geeft aan waar de gegevens vandaan komen. Zijn de gegevens al tenminste eenmaal geïnterpreteerd (door iemand anders), dan spreken we van secundaire bronnen. In het geval directe toegang mogelijk is, spreken we van een primaire bron.
Open vs. gesloten bronnen: een open bron betreft een bron waar iedereen bij kan (de krant). Een gesloten bron is afgeschermd, geheime informatie, bijvoorbeeld ideëen van een bedrijf voor het opzetten van New Business.
Dragers van gegevens: drie belangrijke dragers zijn: papier, elektronica en mensen.

Ad 2: Het ontsluiten van bronnen

Bij het ontsluiten van bronnen zijn een aantal zaken van belang. De bruikbaarheid van gegevens zal bepaald moeten worden voor strategievorming (Gilad & Gilad, 1988). Hiervoor bieden de in de richtfase geformuleerde informatiebehoeften een eerste houvast.

Verder is het belangrijk om gegevens op waarde te schatten, denk hierbij aan betrouwbaarheid, toegankelijkheid, mate van detail etc.

Methoden ten behoeve van Analyse

Het interpreteren van de verzamelde gegevens: de eigenlijke productie van Intelligence. Vaak is de verzamelde hoeveelheid gegevens zo groot, dat de gegevens nader in categorieën moet worden ondergebracht. Ook moet onder dergelijke werkzaamheden vooraf aan de interpretatie, het indikken van gegevens worden gerekend (m.b.v. tabellen en grafieken) en het bepalen van definities.

In de analysefase wordt bijvoorbeeld antwoord gegeven op de vraag "wat betekent het dat mijn directe concurrent bezig is met het implementeren van nieuwe technologie?" Men interpreteert, ofwel, kent betekenis toe aan dit gevonden feit. Het interpreteren kan plaatsvinden middels tal van bedrijfskundige len. Voorbeelden die hieronder kort zullen worden toegelicht zijn een SWOT-analyse, BCG Matrix, scenario-analyse, financiële analyse en statistiek. Wij hebben niet de pretentie volledig te zijn: het aantal analysemogelijkheden is bijzonder groot, denk bijvoorbeeld ook aan lering & simulatie, trendanalyse en patentanalyse. Wel krijgen dergelijke analyse methoden een plaats in het Business Intelligence proces.

SWOT-Analyse
Met een SWOT analyse is men in staat om de eigen sterke en zwakke punten evenals kansen en bedreigingen te definiëren. Deze relatief simpele methode, kan een zeer krachtig instrument ijn bij het interpreteren van informatie. Bovendien is de SWOT-analyse ook geschikt om toe te passen op concurrenten. Meer informatie over deze methode kan o.a. worden gevonden in het boek Exploring Corporate Strategy van Johnsen & Scholes.

BCG-Matrix
De Boston Consultancy Matrix, ook wel product portfolio matrix of growth-share matrix genoemd, is een methode ontwikkeld door de Boston Consultancy Group. De methode is geschikt om bedrijfsactiviteiten te beoordelen op hun aantrekkelijkheid, vooral op het niveau van producten en merken. Deze beoordeling gebeurt aan de hand van een matrix met twee assen: het huidige marktaandeel (+ of -) en de verwachte marktgroei (+ of -).

Scenario-analyse
Scenario's zijn uitgewerkt beelden over de toekomst waar geen zekerheid over bestaat. Een onderneming bouwt met behulp van een causaal diagram (of iets soortgelijks) een van
-bijvoorbeeld- hoe het marktaandeel wordt beïnvloed. In dit voorbeeld zijn dan o.a. relevante variabelen prijs, kwaliteit van het product, totale markt, totale groei van de markt etc. Vervolgens wordt bekeken, hoe het marktaandeel beïnvloed wordt door externe variabelen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de variabele conjunctuur, maar ook technologische of demografische ontwikkelingen (zoals vergrijzing). Een onderneming bepaalt relevante externe variabelen met behulp van de Intelligence Cycle.
Op basis van het eerder gemaakt kiest, de onderneming de voor haar belangrijke externe variabelen: de zogeheten Driving Forces. De onderneming zet verschillende Driving Forces tegen elkaar uit en is in staat een gefundeerd scenario te construeren voor de toekomst.

Financiële analyse
Financiële analyse stelt zich in het algemeen ten doel om de prestaties van ondernemingen te beoordelen in context van haar doelstellingen en strategie. Financiële analyse kan worden ingezet, om gegevens uit de Intelligence Cycle die o.a. betrekking hebben op overnames, fusies, investeringen en reorganisaties te beoordelen.

Statistiek
Statistiek kan ingezet worden om diverse analyses op gegevens uit te voeren. Statistiek is een hulpmiddel om grote hoeveelheden data te interpreteren. Het kan bijvoorbeeld ingezet worden om de klant te leren kennen zodat schattingen gedaan kunnen worden over toekomstig klantgedrag. CRM maakt vaak gebruik van statistische bewerkingen.
Een andere mogelijkheid van statistiek is om patronen te herkennen in grote hoeveelheden data. Zo kunnen relevant bevonden trends, afkomstig uit de Intelligence Cycle, op vele manieren worden geanalyseerd om te zien of er patronen of verbanden te ontdekken zijn, of die door te trekken zijn enz. Datamining is een ICT-tool die haar basis heeft liggen in de statistiek, klik om te zien hoe dataming een plaats krijgt in het Technologisch Perspectief.

Zie ook het elektronisch handboek van Statsoft. Dit gratis toegankelijke handboek, leert u de statistiek te begrijpen en toe te passen. Het handboek is ontwikkeld door de R&D afdeling van Statsoft en bevat onder andere business statistics, forecasting en datamining.

Methoden ten behoeve van de Verspreiding

Het verspreiden van Intelligence is bijzonder belangrijk, want Intelligence wordt pas nuttig als mensen het kunnen gebruiken. Dat klinkt eenvoudig, maar blijkt in de praktijk toch lastig. Voordat mensen iets lezen, dient rekening te worden gehouden met de wijze van presentatie. Licker spreekt zelfs van een 'information style' van de gebruiker (Licker, 1997). De information style betreft een manier van omgaan met informatie. Die manier van informatie wordt o.a. bepaald door de persoonlijkheidskenmerken van de persoon, de kenmerken van het werk, stress, beschikbare hulpmiddelen en omgevingsfactoren.
Verschillende hulpmiddelen hangen dus af van de gebruiker, voorbeelden zijn: een intranet, groepsbijeenkomst, via e-mail of mondeling.